Administrative Assistant Vacancy-Job Ref: JKMZUN/1711/202086

Administrative Assistant Vacancy-Job Ref: JKMZUN/1711/202086

Maputo (Mozambique)

JOB DESCRIPTION
ORG. SETTING AND REPORTING
The UN Secretary-General launched on 1 January 2019 a bold and new global reform which repositioned the UN Development System to deliver more effectively and efficiently with the achievement of the 2030 Agenda and the Sustainable Development Goals. As part of this reform, UN Resident Coordinator Offices (UN RCO), under the leadership of an empowered and independent UN Resident Coordinator – the highest-ranking official of the UN Development System and Representative of the UN Secretary-General at country level – support countries in the achievement of their development priorities and the attainment of the SDGs.
The position is located in the UN Resident Coordinator’s Office in Maputo, Mozambique. The Administrative Assistant reports to the Resident Coordinator Team Leader.
Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties:

Definição e hierarquia org.
O Secretário-Geral da ONU lançou a 1 de Janeiro de 2019 uma nova e ousada reforma global que reposicionou o Sistema de Desenvolvimento das Nações Unidas, de modo a obter resultados mais eficazes e eficientes com a realização da Agenda 2030 e dos Objectivos de Desenvolvimento Sustentável. No âmbito desta reforma, os Escritórios do Coordenador Residente da ONU (UN RCO), sob a liderança de um Coordenador Residente da ONU com poderes e independência  o mais alto funcionário do Sistema de Desenvolvimento da ONU e Representante do Secretário-Geral da ONU a nível nacional  apoiam os países na realização das suas prioridades de desenvolvimento e na consecução dos ODS.
O cargo está localizado no Gabinete do Coordenador Residente da ONU em Maputo, Moçambique. O Assistente Administrativo reporta ao Chefe de Equipa do Coordenador Residente.
Dentro dos poderes delegados, o Assistente Administrativo será responsável pelas seguintes funções:
RESPONSIBILITIES
Human Resources Management:
• Initiates, reviews, processes and follows-up on actions related to the administration of the unit’s human resource activities, ensuring consistency in the application of UN rules and procedures.
• Responds to enquiries and provides information and advice to staff regarding their entitlements, administrative procedures, processes and practices, conditions of service, duties and responsibilities, and entitlements under the Staff Rules and Regulations.
• Oversees the maintenance of vacancy announcement files and keeps track of status of vacancy announcements.
• Monitors staffing and leave table and prepares relevant statistical data/charts.
Budget and Finance:
• Assists in the preparation and review of financial and human resource proposals/requirements. Consolidates budget/work programme with respect to Headquarters’ budget, trust funds, grants and procurement.
• Monitors expenditures and compares with approved budget; prepares adjustments as necessary.
• Assists the HoO in the elaboration of resource requirements for budget submissions.
• Assists the HoO in preparation of budget performance submissions and finalization of budget performance reports, analysing variances between approved budgets and actual expenditures.
• Prepares or customizes financial reports from IMIS system generated reports.
• Co-ordinates with other finance and budget staff on related issues during preparation of budget reports.
General Administration:
• Drafts routine correspondence to respond to enquiries in respect to relevant administrative, financial audit, personnel matters.
• Coordinates extensively with service units and liaises frequently with internal team members both at Headquarters and in the field.
• Performs other related administrative duties, as required (e.g., operational travel programme; monitoring accounts and payment to vendors and individual contractors for services; physical space planning; identification of office technology needs and maintenance of equipment, software and systems; organizing and coordinating seminars, conferences and translations).
• Acts as a focal point for Umoja requisitioner and petty cash custodian for the Country Office.
• May be responsible for guiding, training, and supervising the work of more junior General Service staff.
Contract Administration/Procurement:
• Provides operational coordination and administrative services in Umoja, to support procurement projects and activities, following standard processes; raise requests for goods, services, and hiring of consultants/individual contractors.
• Reviews and prepares requirements and scope of work and specifications of goods and services and necessary documentations in consultation with relevant stakeholders.
• Coordinates with day-to-day administration of contracts between the UN and external contractors for goods and services.
• Maintains internal files and relevant documentations for procurement activities.
• Inspects and receipts goods/services received against the purchase order, invoices provided by the contractor and perform asset management activities.
• Processes the payment of contractors’ invoices and monitor payments upon satisfactory receipt and performance.
• Prepares and processes all UN forms and permissions for contractual and work Unit, Section or Service UN staff, including: UN grounds passes, property passes, UN parking permits, swipe-card access and door keys.

Responsabilidades
Gestão de recursos humanos:
• Inicia, analisa, processa e dá seguimento a acções relacionadas com a administração das actividades de recursos humanos da unidade, assegurando a coerência na aplicação das regras e procedimentos da ONU.
• Responde a pedidos e fornece informações e aconselhamento ao pessoal relativamente aos seus direitos, procedimentos administrativos, processos e práticas, condições de serviço, deveres e responsabilidades, e direitos ao abrigo das Regras e Regulamentos do Pessoal.
• Supervisiona a manutenção dos ficheiros de anúncios de abertura de vagas e mantém um registo do estado dos anúncios de abertura de vagas.
• Acompanha o pessoal e o quadro de férias e prepara dados/gráficos estatísticos relevantes.
Orçamento e finanças:
• Assiste na preparação e revisão de propostas/requisitos financeiros e de recursos humanos. Consolida o orçamento/programa de trabalho em relação ao orçamento da sede, fundos fiduciários, subvenções e aquisições.
• Acompanha as despesas e compara-as com o orçamento aprovado; prepara ajustamentos conforme necessário.
• Assiste o HoO na elaboração dos requisitos de recursos para a apresentação do orçamento.
• Assiste o HoO na preparação de apresentações de desempenho orçamental e na finalização dos relatórios de desempenho orçamental, analisando as variações entre orçamentos aprovados e despesas reais.
• Prepara ou personaliza relatórios financeiros a partir de relatórios gerados pelo sistema IMIS.
• Coordena com outros funcionários das finanças e do orçamento sobre questões relacionadas durante a preparação dos relatórios orçamentais.
Administração geral:
• Prepara correspondência de rotina para responder a pedidos relevantes relativos a questões administrativas, de auditoria financeira e de pessoal.
• Coordena extensivamente com as unidades de serviço e estabelece contactos frequentes com os membros da equipa interna, tanto na sede como no terreno.
• Realiza outras tarefas administrativas relacionadas, conforme necessário (por exemplo, programa de viagens operacionais controlo de contas e pagamento a fornecedores e prestadores de serviços individuais; planeamento do espaço físico; identificação das necessidades de tecnologia de escritório e manutenção do equipamento, programas e sistemas; organização e coordenação de seminários, conferências e traduções).
• Actua como ponto focal para o requisitante Umoja e gestor do fundo de maneio do escritório nacional.
• Pode ser responsável pela orientação, formação e supervisão do trabalho de mais pessoal júnior dos Serviços Gerais.
Administração de contratos/Aquisições:
• Fornece coordenação operacional e serviços administrativos em Umoja, para apoiar projectos e actividades de aquisição, seguindo processos normalizados; emite pedidos de bens, serviços e contratação de consultores/prestadores de serviços individuais.
• Analisa e prepara pedidos e quadros de trabalho, especificações de bens e serviços e documentações necessárias, em consulta com as partes interessadas relevantes.
• Coordena com a administração quotidiana dos contratos entre a ONU e contratantes externos para bens e serviços.
• Mantém ficheiros internos e documentações relevantes para as actividades de aquisição.
• Inspecciona e recebe os bens/serviços recebidos em troca das ordens de compra, as facturas apresentadas pelos prestadores de serviços e executa actividades de gestão de bens.
• Processa o pagamento das facturas dos prestadores de serviços e controla os pagamentos após recepção e desempenho satisfatórios.
• Prepara e processa todos os formulários e permissões da ONU para o pessoal contratual e interno da Unidade, Secção ou Serviço da ONU, incluindo: passes de terreno da ONU, passes para as instalações, licenças de estacionamento da ONU, acesso com cartão de acesso e chaves.

COMPETENCIES
PROFESSIONALISM: Ability to perform a broad range of administrative functions, e.g., budget/work programme, human resources, database management, etc. Ability to apply knowledge of various United Nations administrative, financial and human resources rules and regulations in work situations.Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.
PLANNING AND ORGANIZING: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.
CLIENT ORIENTATION: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.

PROFISSIONALISMO: Capacidade para desempenhar uma vasta gama de funções administrativas, por exemplo orçamento/programa de trabalho, recursos humanos, gestão de bases de dados, etc.; capacidade de aplicar conhecimentos de várias regras e regulamentos administrativos, financeiros e de recursos humanos das Nações Unidas em situações de trabalho; demonstra orgulho no trabalho e nas realizações; demonstra competência profissional e domínio do assunto; é consciencioso e eficiente no cumprimento de compromissos, cumprindo de prazos e obtendo resultados; é motivado por questões profissionais mais bem que pessoais; demonstra persistência quando confrontado com problemas ou desafios difíceis; permanece calmo em situações de tensão; empenho em implementar o objectivo da igualdade entre homens e mulheres, assegurando a participação igualitária e o pleno envolvimento de mulheres e homens em todos os aspectos do trabalho.
PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO: Elabora objectivos claros que são coerentes com as estratégias acordadas; identifica actividades e tarefas prioritárias; ajusta prioridades conforme necessário; atribui tempo e recursos adequados para a conclusão do trabalho; prevê riscos e imprevistos no planeamento; acompanha e ajusta planos e acções conforme necessário; utiliza o tempo eficientemente.
ORIENTAÇÃO PARA A CLIENTELA: Considera que todos aqueles a quem são prestados serviços são “clientes” e procura ver as coisas do ponto de vista dos clientes; estabelece e mantém parcerias produtivas com os clientes ganhando a sua confiança e respeito; identifica as necessidades dos clientes e combina-as com soluções adequadas; acompanha as evoluções em curso dentro e fora do ambiente do cliente para se manter informado e antecipar problemas; mantém os clientes informados sobre progressos ou contratempos nos projectos; cumpre o programa de entrega de produtos ou serviços ao cliente.

EDUCATION
High school diploma or equivalent is required.
Passing the Global General Service Test (GGST) is a prerequisite for recruitment consideration in the General Services and related categories in the United Nations Secretariat. Applicants who have not passed the GGST at the time of application may be invited for the test after submitting an application.

Educação
Requer-se um diploma do ensino secundário ou equivalente.
Aprovação no Global General Service Test (GGST) é um pré-requisito para considerar um recrutamento nos Serviços Gerais e categorias correspondentes do Secretariado das Nações Unidas. Os candidatos que não tenham passado o GGST no momento da candidatura podem ser convidados para o teste após a apresentação de uma candidatura.
WORK EXPERIENCE
A minimum of seven (7) years of progressively responsible experience in administrative services, finance, accounting, audit, human resources or related area is required.

Requer-se um mínimo de sete (7) anos de experiência progressivamente responsável em serviços administrativos, finanças, contabilidade, auditoria, recursos humanos ou área afim.
Work experience with an Enterprise Resources Planning system, such as Umoja or similar, is desirable.
Experiência de trabalho com um sistema de Planeamento de Recursos Empresariais, como o Umoja ou semelhante, é desejável.
Work experience with the United Nations or similar international organization is desirable.
Experiência de trabalho nas Nações Unidas ou organização internacional semelhante é desejável.

LANGUAGES
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in oral and written English and Portuguese is required. Knowledge of another official United Nations language is an advantage.
NOTE: “Fluency equals a rating of “fluent” in all four areas (read, write, speak, understand) and “knowledge of” equals a rating of “confident” in two of the four areas.

Línguas
As línguas de trabalho do Secretariado das Nações Unidas são inglês e francês. Para o posto anunciado, é necessária fluência oral e escrita em inglês e português. O conhecimento de outra língua oficial das Nações Unidas é uma vantagem.
NOTA: “Fluência” equivale a uma classificação de “fluente” nas quatro áreas (ler, escrever, falar, compreender) e “conhecimento de” equivale a uma classificação de “à vontade” em duas das quatro áreas.

ASSESSMENT
Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.
Please click on the button below to Apply.